今天我溝通的對象是進入伯特的新人，無論是否有相關工作經(jīng)驗，以下內(nèi)容普遍適用，對于新人，大多都會感覺我們公司的規(guī)矩多，管理細，比如，一個新人入職和轉(zhuǎn)正期間，行為評估有70多條內(nèi)容。包括怎么稱呼客戶，怎么寫郵件，怎么發(fā)郵件，怎么做表格，如何在項目組內(nèi)傳遞信息，如何跟客戶交互信息等等。尤其是文本格式，溝通習慣等要求近乎苛刻，他們覺得無足輕重的問題，會被項目經(jīng)理嚴肅指出，甚至會因此解除合同，背后吐槽或被認為吹毛求疵。事實上，這個世界上沒有人愿意“被改變”，如果我們認為非常重要的細節(jié)，新人認為不重要，這種認知差距不改變，工作協(xié)作的過程會一直出現(xiàn)問題，所以我大致梳理一下這些規(guī)矩的類型，想說明一個結(jié)論——伯特咨詢很多規(guī)矩的底層邏輯是為了降低溝通成本。

規(guī)矩一：所有文本，必須做到“過程可高效追溯”

這條規(guī)則具體會表現(xiàn)在如下場景，例如：

● 所有的郵件如果相同主題的內(nèi)容，必須在原郵件上轉(zhuǎn)發(fā)；這樣收到郵件的人，滾輪可追溯查看整個事件在時間進程中的脈絡；

● 原始信息和數(shù)據(jù)要保留并呈現(xiàn)推導邏輯；比如客戶給了一份原始文件，那么原始文件要首先附在第一個Sheet上，然后再展開顧問的邏輯推導與文本加工；涉及外部調(diào)研的內(nèi)容，也要首先說明出處和原始信息及其結(jié)構(gòu)，然后指明借鑒的環(huán)節(jié)；

● 所有數(shù)據(jù)的計算、內(nèi)容的推導必須有明確的文字說明、標識或公式，可以在不當面溝通的情況下，讓接收信息的人完整還原信息加工的邏輯與方法；

● 多個文件處理，盡量使用Excel，合理設計多個表單之間的邏輯關系，承前啟后，不僅提高數(shù)據(jù)協(xié)同處理效率，也降低信息傳遞和閱讀成本；

● 如果涉及到外部參考資料，需附上所參考資料的原文件或者網(wǎng)址鏈接，且對該份資料的提取、轉(zhuǎn)化邏輯進行簡要說明。

規(guī)矩二：必須使用公司文件模板和文件命名法則

● 事實上，伯特很早之前就專門研究過文件命名方法，現(xiàn)在統(tǒng)一要求的文件命名法最大的好處是過程可追溯，同時，最新版肯定在同類文件的最下面，收到文件的人可以清楚地知道這是第幾個修改版本，以及是否為最終版；

● 關于文件模板，包括會議紀要、訪談紀要、項目計劃、周報告、調(diào)研報告、數(shù)據(jù)推導報告等等，為了讓使用者理解，還提供了模板樣本，這些文件模板的價值不僅是為了統(tǒng)一形象，更重要的作用就是降低溝通成本，如果公司修改模板，那么大概率也是為了進一步降低溝通成本。人們對著自己熟悉的文本結(jié)構(gòu)會提高閱讀速度；人們總是對段間距更加敏感，因為便于一目了然理解一段話的意思；條目閱讀成本遠低于大段文本；能用表格的盡量用表格；人們對表格的閱讀習慣不喜歡看到大量的空格，否則容易造成頭腦中的信息割裂；我們正是基于很多這樣的細節(jié)，持續(xù)改進并規(guī)范了各種文件模板；

● 相同的文件模板，便于信息復用借鑒，節(jié)省了文件排版的時間。對于多人合作的項目組而言，使用文件模板能夠顯著提升最終交付成果的整合效率，在這種時候“千篇一律”是值得肯定的表現(xiàn)。

規(guī)矩三：概念措辭、文本標識、編號法則、甚至內(nèi)容排序方式，在一個項目組內(nèi)必須統(tǒng)一

● 這條規(guī)則基本針對內(nèi)部項目管理，在過去很長一段時間里，我們發(fā)現(xiàn)，項目組內(nèi)協(xié)作最大的障礙是各自為政，比如，有些人喜歡把特殊信息加個黃底紋，另一些人習慣標識成紅字；有些人習慣把崗位稱為職位，有些人喜歡寫個英文Position；還有一些包括字體字號排版習慣之類的問題，總之，在每個人自己那里，這些概念和標識都是自洽的，但是整合在一起，整個文本亂七八糟，估計神仙下凡來當項目經(jīng)理也會搞的很煩躁。

● 盡量給概念下文字定義，這樣可以幫助大家建立共識，如果你看到已有的概念定義，要無條件按照定義執(zhí)行，沒必要解釋你對這個概念不同的理解。本來這個世界上就有各種各樣的定義版本，廣義的、狹義的、中式的、日式的，無所謂對錯，概念是用來支撐后續(xù)對話的基礎。

● 很多新人來到伯特，總是期待能夠在方法論、工具和經(jīng)驗層面獲得指導，對這些文本問題感覺毫不重要，完全一副不在乎的樣子，甚至屢教不改。我們不想再聽到“哦，這個啊，我加上就行”“哦，這個啊，我忘了”“哦，這個改一下很快的”“這個內(nèi)容當初是我給自己看的，忘了刪了”“這個內(nèi)容當時我沒聽清楚”“我覺得這樣子也差不多”等等。大家都聽說過“不想當將軍的士兵不是好士兵”，我想說，那些在新人眼中看似沒啥了不起且經(jīng)常遺忘的規(guī)則，恰恰是項目經(jīng)理進行項目管理的軍法號令，所以從入行開始，如果能理解這些規(guī)則的目的與作用，可以更好地踐行，也能為未來高效地管理項目打下基礎。

概念澄清并統(tǒng)一措辭，標準化文本格式與標識，這些習慣可以極大地提高項目組成員的協(xié)作效率。同樣的，所有文本成果到了內(nèi)部評審和客戶匯報交付時，也能夠同樣發(fā)揮因為“千篇一律”所帶來的高效統(tǒng)合效果。

規(guī)矩四： 按指令執(zhí)行就是溝通成本最低的路徑

● 對新人來說，我們強調(diào)理解了要執(zhí)行，不理解先按照指令執(zhí)行，但很多實際情況不是這樣。新人喜歡在執(zhí)行的時候加上很多自己的理解與觀點（我們覺得可能這是因為他覺得這才是咨詢顧問的角色），結(jié)果工作交上來，需要大量的解釋溝通，如果方向一致當然是好事，但大部分情況下，因為信息不對等，新人自說自話的邏輯往往是行不通的，就會造成返工。

● 學生聽懂老師，比老師理解學生更加重要；我不聽你解釋，不是不尊重，只是沒時間；好多新人在被指出工作中的問題點時，習慣出于自我防衛(wèi)的心理急于解釋自己當時是怎么考慮的，這類型溝通內(nèi)容偶爾會對項目經(jīng)理有提示、有啟發(fā)，但更多情況下，絕大部分“解釋”是在浪費項目經(jīng)理的時間。我們鼓勵新人自己進行復盤，別人不會因為你的解釋而對你的工作能力有任何改觀，反而如果每次你都要說一大通，我們會評價你是個溝通成本太高的人。

● 及時溝通確認，確保指令與執(zhí)行保持一致。勤筆頭頂個好記性，要完整記錄要求，如果可能，盡快做個成果示例當面再確認一次，按照指令把工作完成是第一要務。如果自己有不同的思路和想法，可以在已經(jīng)完成指令工作目標的前提下，制作多一個版本的內(nèi)容，項目經(jīng)理將很樂意跟你討論。最不希望看到的情況是因為你有新的思路，所以指令工作你也沒做，但新的思路又走不通，這樣你就浪費了團隊的時間成本。

最后，我想說明，為什么降低溝通成本如此重要。

每家企業(yè)，無論大小，都是為了價值創(chuàng)造而存在的，如果企業(yè)創(chuàng)造的價值市場上不需要了，或者貶值了，企業(yè)就面臨虧損甚至倒閉的風險，反之，如果企業(yè)創(chuàng)造的價值在市場上供不應求，那么企業(yè)就獲得了大環(huán)境層面的發(fā)展壯大的機會，所以說，價值創(chuàng)造是企業(yè)的核心使命。而企業(yè)管理，其本質(zhì)就是在風險可控的前提下打造最簡單高效的價值創(chuàng)造流程，一切管理方法和舉措，都是為了這個目標服務的。對于咨詢公司而言，我們是典型的B2B服務，價值創(chuàng)造過程一般都是復雜的，所以合伙人的核心使命是讓這個過程變得高效。圍繞降低溝通成本，對于新人我們有以上最重要的幾點要求，對于成熟的顧問團隊，我們還有另外幾點要求，主要是針對客戶界面的溝通方法?？傊?，對于咨詢公司的業(yè)務來說，降低溝通成本就等同于高效，是伯特公司內(nèi)部管理的核心思想之一，也是很多行為要求的思想根源，希望此文能促成新人的理解與共識，縮短磨合期。

（完）